Ms Project : Créer votre projet

Creer un nouveau projet sous Ms Project

Ca y est, vous avez un nouveau PROJET. C'est bien, mais il va falloir le piloter ! Pour cela, vous avez défini la mission, les objectifs, l'organisation, les grandes phases du planning (du moins, je l'espère ... disons que ça peut vous aider !).
Vous êtes prêts à saisir ces données sur Microsoft Project, vous gagnerez ainsi du temps dans les calculs, les mises à jour, la communication, le planning, l'anticipation, les propositions, la négociation et les prises de décision. Voici les étapes de la création de ce projet dans Ms Project.

Initier un nouveau projet

Créer un fichier de projet : dans le menu Fichier de Project 2003, cliquez sur Nouveau. Dans le Guide de projets, cliquez sur Nouveau Projet.

 

Créez un projet à partir d'un modèle : dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau. Dans le volet Office Nouveau projet, cliquez sur « Sur mon ordinateur... » (ou sur Modèles généraux dans Microsoft Project 2002), puis cliquez sur l'onglet Modèles Project. Cliquez sur le modèle souhaité (personnellement, j'aime beaucoup les modèles proposés par nos amis de chez Microsoft, par exemple, on remarque grâce aux modèles proposés dans Ms Project, qu'il y a plus de tâches dans un projet de déménagement que dans un projet de création d'entreprise ... ils sont trop fort ces ricains !)

Identification du projet

Avant de commencer à saisir les tâches de votre projet vous devez saisir :

Le nom du projet permet de le reconnaître de façon unique parmi tous les projets gérés. Ce nom ne doit pas prêter à confusion et il doit être compréhensible par tous les intervenants.

Le chef de projet est l'interlocuteur privilégié du projet : c'est lui qui va planifier le projet et rendre compte sur son avancement.

 

 

Vous pouvez saisir ces informations dans les propriétés du projet.

 

Une partie de ces informations apparaîtront automatiquement dans la légende de vos impressions.

Calendrier du projet

Le calendrier du projet va vous permettre de mettre à jour les plages horaires où vos ressources vont travailler sur les tâches (en fonction de votre entreprise, de votre service ou des caractéristiques de votre projet). Ms Project permet également de mettre à jour les calendriers des ressources.

Les calendriers de base sont des calendriers sur lesquels les calendriers des ressources sont basés. Vous pouvez également choisir un calendrier de base comme calendrier de projet par défaut et vous pouvez appliquer un calendrier de base à des tâches en tant que calendrier des tâches. Trois calendriers de base sont fournis avec Microsoft Project :

Le calendrier Standard est le calendrier de base utilisé par défaut pour les calendriers de projet, des ressources et des tâches. Ce calendrier représente des horaires de travail classiques (pour Paris)  : du lundi au vendredi, de 9  heures à 18 heures, avec deux heures de pause.

Le calendrier 24 Heures représente des horaires sans aucune période chômée. Ce type de calendrier peut être utilisé lorsque les ressources et les tâches sont prévues en fonction de plusieurs équipes fonctionnant en trois-huit ou lorsque les équipements fonctionnent de façon continue.

Le calendrier Équipe de nuit reflète des horaires d'équipe de nuit du lundi soir au samedi matin, de 23 heures à 8 heures, avec une heure de pause.

Vous pouvez également créer vos propres calendriers de base. Cela peut être utile si vous avez plusieurs horaires pour plusieurs ressources, par exemple des horaires à temps partiel, avec équipe de relève, avec des équipes de 12 heures ou des horaires pour les congés de fin de semaine.

Valeurs par défaut

Plusieurs onglets sont à votre disposition pour particulariser les options de planification de votre projet.

L'onglet Calendrier

Microsoft Project utilise des valeurs standard pour les durées : une heure est convertie en 60 minutes (Ms Project travaille en minute, c'est la plus petite unité de temps). Par contre, vous pouvez définir vos durées pour les jours, les semaines et les mois dans l'onglet Calendrier (en fonction de votre temps de travail).

Il est très important que ce temps par jour et par semaine soit cohérent avec le temps de travail précisé plus haut.

Les valeurs par défauts sont :

Version Project 2000 et 2002

Version Project 2003 et 2007 ( Martine est passé par là ;-)

 

 

 

L'onglet prévisions

Cette option est très importante pour la suite des calculs par Ms Project, voir son paramétrage ici.

Saisir la date de début du projet

Spécifier la date de début du projet : dans le menu Projet, cliquez sur Informations sur le projet. Dans la zone Date de début, entrez la date de début de votre projet

Par défaut, la Date de début correspond à la date du jour. Par ailleurs, si vous effectuez vos prévisions à partir de la date de début, toutes les nouvelles tâches ont le type de contrainte par défaut Dès Que Possible.

Affectation d'une priorité au nouveau projet

Le champ Priorité indique dans quelle mesure les tâches du projet actuel peuvent être retardées lorsque des ressources sont auditées dans différents projets. Tapez ou sélectionnez un nombre compris entre 0 et 1000 ; plus ce nombre est élevé, plus haute est la priorité de la tâche. Lors d'un audit, Microsoft Project prend en compte les priorités de niveau projet avant les priorités de niveau tâche.

Il faut donc définir une échelle de priorité des projets dans les environnements multi projets.

Vous pouvez planifier par rapport au début ou par rapport à la fin du projet.
ATTENTION : Si vous planifiez par rapport à la fin ne pas oublier de rebasculer sur le début lors du passage à la phase de réalisation, sinon, vous allez au devant de nombreux conflits de prévision ...

Enregistrer votre fichier

Enregistrer le fichier de projet : dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous. Dans la zone Nom de fichier, tapez le nom du projet.

Dernière mise à jour : septembre 2008
La gestion de projet - Lancer un projet