La gestion des documents de l'entreprise

Gestion des documents de l'entreprise
Lors d'un projet de GED, il est intéressant, voir nécessaire d'établir un tableau de gestion des documents de l'entreprise. Ce tableau va permettre d'identifier les documents produits et circulant dans l'entreprise et de préciser leur sort.
On pourra ainsi mieux identifier les documents à intégrer dans la GED et définir leur durée de conservation.

Le tableau de gestion des documents

Définition des informations à recueillir

Statut

Permet de définir l'importance du document.

Durée de conservation

Permet de préciser la durée de conservation du document en fonction des textes réglementaires et des législations en vigueur dans les domaines d'activités de l'entreprise. Cette durée est souvent exprimée en années.

Texte réglementaire de référence

Référence au texte règlementaire ou législatif :

Support de conservation recommandé

Type de support de conservation du document recommandé ou exigé. Le format électronique est de mieux en mieux reconnu par la loi ... à vérifier et faire évoluer votre tableau en fonction. Le plus dur n'étant pas forcément de faire évoluer le tableau mais plutôt les mentalités !

Sort final

A l'issue de la durée de conservation du document, le document est soit éliminé, soit conservé.

Observations

Indications supplémentaires sur le document.

Exemple de présentation d'un tableau de gestion des documents

DOCUMENTS

 

 

 

Sort du document

 

Typologie du document

Statut

Durée de conservation

Texte réglementaire de référence

Support de conservation recommandé

Sort final

OBSERVATIONS

Activités concernées

 

 

 

 

 

 

Document1

 

 

 

 

 

 

Document2

 

 

 

 

 

 

Document3

 

 

 

 

 

 

Document4

 

 

 

 

 

 

Exemple pour le bulletin de salaire

DOCUMENTS

 

 

 

Sort du document

 

Typologie du document

Statut

Durée de conservation

Texte réglementaire de référence

Support de conservation recommandé

Sort final

OBSERVATIONS

DRH

 

 

 

 

 

 

Bulletin de salaire

Utile

5 ans

Code du travail art. L. 143-14

Papier / électronique

Conserve

En tant que particulier, vous avez intérêt à conserver l'original.

Livre de paye

Important

90 ans

Code du travail L. 143-5 et R. 143-2

Papier / électronique

Conserve

Il est conseillé pour l'entreprise de conserver le double pour le départ à la retraite de l'employé.