Lotus : Mieux gérer sa messagerie en 12 points

Mieux gérer ses mails au quotidien sous lotus
Certaines études considèrent que le mail est à la fois vu comme une perte de temps envahissante tout en étant rapide et efficace dans l'entreprise.
Ces études font écho à la prise de conscience progressive de ce qu'un mauvais recours à l'e-mail peut coûter cher en perte de productivité pour les entreprises.

Je vous propose ci-dessous un programme en douze points établi par Marsha Egan, spécialisée dans l'encadrement des entrepreneurs. Cette personne fait payer 36 dollars son programme de « désintoxication » du mail en 12 points.

Je vous propose ci-dessous ce programme adapté à la messagerie Lotus et ce, gratuitement (je ne suis pas prêt pour ouvrir mon cabinet de consulting  !).

Attention : cette thérapie en 12 points n'est pas remboursée par la sécurité sociale.

Point N°1. Admettre que les e-mails gouvernent votre temps. Se débarrasser du besoin de vérifier sa messagerie toutes les 10 minutes

Application à Lotus Notes

Aller dans le menu Fichier / Préférences / Préférences utilisateur...

Passer le contrôle de l'arrivée de nouveau courrier à 60 minutes, voir 120.

Point N°2. S'astreindre à garder sa boîte aux lettres vide

Aller dans la vue courrier en arrivée

Faites-y le ménage de printemps : suppression, classement dans les dossiers...

Exemple : les mails de mon chef, suppression directe, de toute façon, si j'oublie de traiter, il va me relancer, les mails des clients, idem, 1 de perdu, 10 de retrouvés...

Point N°3. Créer des fichiers dans lesquels sont copiés les e-mails à traiter

Vous pouvez pour cela, utiliser la fonction suivi qui existe depuis la version 6 de Lotus Notes.

Vous avez accès aux mails ayant un suivi avec la vue « Suivi » ou la mini vue « Suivi ».

Point N°4. Recourir à des titres globaux dans votre système de classement pour éviter de perdre trop de temps lorsqu'il faut retrouver quelque chose

Utiliser la fonction dossier de Lotus Notes :

 

Encore que, l'indexation full Texte est tellement puissante sous Lotus Notes, que c'est souvent le meilleur moyen de retrouver un mail en très peu de temps.

Attention, pour que cette fonction soit accessible, il faut indexer la base. Voir avec votre administrateur si vous en avez les droits.

Point N°5. Traiter immédiatement tout message qui peut être traité en moins deux minutes mais transférer dans un fichier les e-mails qui nécessiteront plus de temps

J'aimerai tant avoir des mails qui se traitent en moins de 2 minutes ...

Si c'est le cas, utilisez le bouton répondre (voir répondre avec historique) et placez vos remarques dans le corps du message envoyé (voir plus bas l'utilisation de l'outil révision).

Si la réponse au message prend plus de 2 minutes, utiliser la fonction suvi.

 

Point N°6. Se fixer une date butoir pour vider sa boîte aux lettres. Ne pas passer plus d'une heure à la vider

Une petite tâche pour ne pas oublier de vider sa boîte mail régulièrement.

 

 

Cette tâche doit être répétitive afin de faire le ménage régulièrement. Ici, la fréquence est hebdomadaire :

Point N°7. Désactiver la fonction automatique envoyer/recevoir

Là, notre consultante américaine sur l'addiction au mail se répète, cela revient au point N°1, donc même paramétrage sous Lotus Notes.

Point N°8. Etablir des intervalles réguliers auxquels consulter ses e-mails

Sur ce point, c'est de l'organisation pure, à vous de vous débrouillez comme des grands ou de prendre un coach !

Point N°9. Impliquer d'autres personnes dans votre lutte contre cette obsession

Après les AA (alcooliques anonymes), les EA (e-maileurs anonymes) ! Pour votre information, vous pouvez les joindre par mail, ils ne vous répondront jamais !

Pour organiser votre première réunion d'EA, vous pouvez utiliser votre agenda Lotus.

Point N°10. Réduire la masse d'e-mail que vous recevez

Pour ce point, plusieurs solutions s'offrent à vous.

Activation de l'agent absence par le bouton action « Outils » puis option Absence...

 

Précisez ensuite votre période d'absence :

Sur l'onglet « Message d'absence », personnalisez le message envoyé lors de votre absence.

Asseyez de décourager vos correspondants à vous réécrire lors de votre retour de congé : des mails en moins, du travail en moins et la possibilité de repartir plus vite en vacances de nouveau !

Pour terminer, n'oubliez pas d'activer le gestionnaire d'absence :

Point N°11. Gagner du temps en ne traitant qu'un sujet par e-mail, supprimer les commentaires annexes lors du transfert d'un e-mail à quelqu'un d'autre et donner un titre détaillé au message

Voici un exemple d'objet clair pour un message :

Voici comment mettre vos commentaires dans un message reçu avec l'outil révision :

 

Avec la fenêtre de propriété du texte, choisissez votre police, taille, style et couleur pour insérer vos commentaires.

Une fois les propriétés du texte définies, dans le menu Texte / Outil de révision activer le style choisi en cliquant sur « Définir style ».

 

Grâce à cette définition de votre style de réponse, vos commentaires sont mis en évidences.

Point N°12. Se réjouir de cette nouvelle approche du message électronique.

Faites un mailling pour fêter ça ! Non, zut, personne n'y répondra ... bon, partez sur une île déserte alors.

Avant les douze mesures, votre messagerie Lotus ressemblait à cela :

 

En gros, à chaque fois que vous ouvrez votre Lotus Notes le matin au bureau, vous avez la même tête que Nicolas Sarkozy quand il est entré dans le bureau de Chirac à l'Elysée.

Après les douze mesures sur le message électronique sous Lotus :

 

Vous pouvez aller jouer au golf entre midi et 2 h ... voir même tout le temps maintenant que vous êtes viré !

Dernière mise à jour : juin 2007
Lotus Notes - Domino - Designer