L'idée est d'intégrer dans Ms Project un tableau de bord du projet afin qu'il soit un outil d'aide à la décision pour le chef de projet et les autres acteurs du projet.
Identifier vos objectifs de projet et vos indicateurs
Il vous faut dans un premier temps sélectionner un ensemble d'indicateurs pertinents en fonction de vos objectifs de projet.
Ces indicateurs permettront de rendre compte :
- - de l'état d'avancement du planning par rapport aux prévisions ;
- - de l'état des dépenses engagées par rapport aux prévisions ;
- - des tendances favorables ou défavorables sur les charges de travail du projet.
Par contre, d'autres indicateurs du projet ne peuvent être mis en évidence, par exemple, Ms Project ne permettra pas de rendre compte :
- - des performances atteintes comparées au cahier des charges ;
- - de la variation du nombre de risques identifiés sur le projet.
De plus, dans un tableau de bord de projet peuvent aussi figurer des données plus qualitatives, relatives à la vie de l'équipe projet, aux relations avec les clients, les fournisseurs, ... ce qui ne pourra être mis en évidence dans Ms Project.
Ajouter des indicateurs dans Ms Project
Dans notre exemple, nous allons nous intéresser au respect des délais sur le projet. Nous allons utiliser un code couleur en fonction de l'écart entre la date de fin prévue et la date de fin réelle des tâches :
- Indicateur au vert tâche terminée en avance ou à temps ;
- Indicateur orange si l'écart est compris entre 1 et 5 jours ;
- Indicateur au rouge si l'écart est supérieur à 5 jours.
Etape 1 : création d'une table « tableau de bord » du projet
Aller dans le Affichage / Table : .... / Plus de tables...
Copier la table « Variation »
Nommer votre nouvelle table (exemple : tableau de bord)
Supprimer toutes les colonnes inutiles à votre tableau de bord
Etape 2 : création d'une colonne indicateur
Nous allons ajouter une nouvelle colonne pour notre indicateur
Bouton droit de la souris sur une en tête de colonne, puis « Insérer une colonne... »
Procédons ensuite à la personnalisation du champ pour y placer une formule.
Nous allons utiliser ici un champ de type durée (exemple : le champ Durée1).
Nous allons ensuite personnaliser ce champ
inséré.
Bouton droit de la souris, puis « Personnaliser les champs... »
Dans la fenêtre de personnalisation, nous allons utiliser une formule.
Cliquer sur le bouton Formule...
Nous allons tout simplement mettre dans notre champ personnalisé « Durée1 » le contenu du champ Ms project « Variation de fin »
Après le choix, vous allez avoir un message d'avertissement qui vous préviens que vous allez écraser les données du champs, vous pouvez confirmer l'opération si ce champ n'est pas encore utilisé.
Etape 3 : création de l'indicateur graphique
Nous allons maintenant représenter le contenu de la
colonne par des indicateurs graphique en fonction de nos objectifs sur les
délais de notre projet.
Ici, nous avons choisi 3 indicateurs.
Voici le résultat :
On sait tout de suite si on est dans les délais ou non.
Cependant, il nous manque les indicateurs sur les lignes récapitulatives. Allez de nouveau sur « Personnaliser les champs » / « indicateur graphique » et préciser les critères pour les lignes récapitulatives.
N'oubliez pas également de préciser le mode de calcul à adopter pour les lignes récapitulative (dans notre exemple, on peut cocher « utiliser une formule », ce qui signifie prendre la même formule que sur les lignes élémentaires).
Le résultat : en un seul coup d'oeil vous savez ce qui va et ce qui va pas
Il vous reste à prendre les bonnes décisions à partir de ce tableau de bord pour remettre le projet sur les rails.